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Les étapes d’élaboration d’un séjour

Qui intervient ?

1 – l’organisateur

2 - le président

3 – les adhérents

3 – le trésorier

1^ère étape (sondage facultatif)

L’organisateur peut adresser aux adhérents un sondage pour déterminer  leur l’intérêt  sur le projet et mesurer  la capacité du gîte à retenir.

Mention  à apposer  « ceci n’est pas une inscription et ne donne pas priorité lors de l’inscription »

2ème étape

L’organisateur rédige la notice d’information (voir modèle) et l’adresse au président, qui engage sa responsabilité,  pour accord. Ce document peut être établi avec le président.

3^ème étape

Le président  adresse la notice d’information au secrétaire qui l’envoie aux adhérents  par courrier (adhérents non informatisés) et  48 h plus tard par courriel pour les autres.

4^ème étape

Les adhérents intéressés demandent au secrétaire une fiche d’inscription.

5^ème étape

L’adhérent retourne au secrétaire par courrier postal (le cachet de la Poste faisant foi) :

-          Le bulletin d’inscription (2 ex)

-          Le chèque d’acompte

Les inscriptions ne sont enregistrées qu’à réception du dossier complet.

6^ème étape

A la clôture des inscriptions, le secrétaire informe le président, et l’ensemble des adhérents inscrits,  de la liste des participants.

Il remet au trésorier les chèques d’acompte.